Prima o poi capita a tutti di volere condividere un file Excel e proteggerlo.
In Excel esistono 3 tipi di protezione con password:
- Protezione del Foglio
- Protezione della Cartella
- Protezione del file
I modi per attivare le protezioni dipendono dalla versione di Microsoft Office installata e dal sistema operativo.
Le immagini presenti su questo tutorial, sono prese da una versione Microsoft Office v16.16 per MacOS, ma troverete le stesse impostazioni sulle versioni successive e per Windows.
Protezione del Foglio
A mio avviso questa è la protezione più interessante.
Permette di proteggere con password tutto il foglio oppure solo su determinate celle e di nascondere la visualizzazione di tutte le formule.
Vediamo come fare.
PRIMO ESEMPIO
Creiamo il nostro foglio excel.
Proteggiamo il nostro foglio.
Cliccate sul menu Revisione
Cliccate su Proteggi foglio. (1)
Inserite la Password e verificatela inserendola nuovamente nel campo Verifica.
Lasciate le opzioni come in figura.
Se volete approfondire le varie opzioni vi segnalo il link con la descrizione di ogni voce. Microsoft opzioni proteggi foglio
Ora il nostro foglio è protetto.
Lo possiamo vedere anche in basso a sinistra dove sono mostrati i fogli disponibili per la nostra cartella excel.
Come potete vedere il Foglio 2 ha il lucchetto ed è l’unico che è protetto.
SECONDO ESEMPIO
Vediamo ora un esempio dove abbiamo una situazione mista.
Alcune celle del foglio devono essere protette, mentre altre no.
Ad es. si puo avere la necessità di generare un file excel con delle formule che devono essere protette e nello stesso tempo avere delle celle dove si possono inserire dei valori.
Facciamo una semplicissima tabella che riassume le spese settimanali
Possiamo vedere nel punto 1 la cella con il totale, mentre nel punto 2 la formula che somma tutte le spese giornaliere per quella voce.
Aggiungiamo delle spese nei vari giorni.
Immaginiamo di avere un collega ,che per errore, elimini una delle formule inserite nella colonna I (ad es. in I4).
Excel non segnala nessun errore e soprattutto è cambiato il totale finale.
Questi sono gli errori più difficili da trovare.
Possiamo evitare questo tipo di errore proteggendo le celle con le formule (colonna I)
Tutte le celle di default sono protette.
Dobbiamo disabilitare questa proprietà a tutte le celle e abilitarla solo a quelle che contengono le funzioni.
Disabilitare la proprietà bloccato a tutte le celle del foglio
Selezioniamo tutte le celle cliccando col tasto sinistro del mouse l’angolo in alto a sinistra (1) del foglio excel.
Una volta che tutte le celle sono state selezionate clicchiamo col tasto destro ed apparirà il seguente menu
Cliccate col tasto sinistro del mouse sulla voce Formato celle… (1)
Cliccare sul tab Protezione ultimo in alto a destra.
Cliccate col tasto sinistro il check Bloccato deselezionando.
Cliccate su OK per confermare le scelte.
Abilitare la proprietà Bloccato solo alle celle con le formule
Selezioniamo le celle con le formule e clicchiamo col tasto destro.
Cliccate sulla voce Formato celle… (1)
Cliccate sul tab Protezione.
Abilitate la proprietà Bloccato.
Salvate le scelte cliccando su OK.
Se non volessi far vedere nella barra le formule che ho utilizzato?
Basta abilitare l’opzione nascosto nella finestra Protezione.
Abilitare la protezione delle celle con formule
Cliccare sul menu Revisione
Cliccare sulla voce Proteggi foglio (1)
Lasciate le opzioni come nell’immagine.
Scegliete una Password e confermatela nel campo Verifica.
Ora le celle sono protette.
Se provate ad eliminare o modificare una formula apparirà il seguente messaggio:
Un attimo! Ci siamo accorti che non abbiamo inserito la formula eliminata per errore.
Dobbiamo sproteggere le celle, inserire nuovamente la formula.
Sempre dal menu Revisione clicchiamo sulla voce Rimuovi protezione foglio. (1)
Apparirà un a finestra per inserire la password e sbloccare le celle.
Inserite la password precedentemente inserita.
Il foglio è sbloccato e possiamo inserire la nostra formula
Possiamo inserire manualmente la formula, oppure in automatico tenendo premuto col tasto sinistro del mouse sul quadratino verde (1), trascinando sulla cella vuota e rilasciando il tasto.
PROTEZIONE CARTELLA DI LAVORO
Immaginate che la cartella sia una scatola dove sono presenti tutti i nostri fogli excel.
Con la protezione del foglio excel si impedisce di modificare il contenuto del foglio, ma è possibile rinominare il foglio oppure eliminarlo.
Per questa situazione ci viene incontro la protezione cartella di lavoro che blocca qualsiasi cambiamento della struttura della cartella, impedendo di rinominare, eliminare o spostare i fogli excel.
Vediamo come fare.
Andare nel menu Revisione e clicchiamo questa volta su Proteggi cartella di lavoro
Sarà visualizzata la seguente finestra:
Inserite una Password e ridigitate nuovamente nel campo verifica.
Cliccate su OK per salvare e confermare la protezione della cartella.
Se ora andiamo in basso a sinistra sui fogli excel della nostra cartella di lavoro vediamo col tasto destro del mouse che non sarà più possibile rinominare, eliminare o spostare i singoli fogli.
Per togliere la protezione andare nel menu Revisione, e cliccare sull’icona Proteggi cartella di lavoro.
Ci verrà chiesto di digitare la password per rimuovere la protezione.
Digitare la password e cliccare su OK.
Ora la Protezione della cartella è stata rimossa.
Protezione del file
Questo tipo di protezione impedisce l’apertura del file excel se non si immette la password corretta.
L’intero file viene crittografato e non c’è possibilità di recuperarlo se non inserendo la password.
Sulle versioni più recenti di Office trovate la voce Crittografia con password sotto il menu File -> Informazioni.
Per le versioni meno recenti di Office, cliccare sulla voce Password sotto il menu File
Ci apparira una schermata per immettere la password e successivamente un’altra per verificare che la password sia la stessa.
Ci vengono chieste 2 password.
La prima è per impedire l’apertura del file excel se non si immette la password.
La seconda è per impedire che il file venga modificato, ma non impedisce che venga salvato con un altro nome.
Successivamente viene richiesto la conferma delle 2 password inserite.
Se abilitiamo Consigliata sola lettura, pur inserendo la password di modifica sarà mostrato all’utente un avviso che il creatore del file excel consiglia che venga aperto il file in modalità lettura (non è possibile modifcare il file, ma è possibile salvarlo con un altro nome)
Per rimuovere la protezione, entrare nel menu password, rimuovete le password inserite e salvate.
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